Elektronische Kommunikation


Elektronische Kommunikation mit der Gemeinde Gräfelfing
nach Art. 3a des Bayerischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (BayVwVfG)

Die Übermittlung von elektronischen Dokumenten an die Gemeinde Gräfelfing ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig.

Grundsätzlich ist zwischen formfreien und formgebundenen Schreiben zu unterscheiden.

Formfreie Schreiben

Zugänge im Sinne einer Zugangseröffnung sind die von der Gemeinde publizierten E-Mail-Adressen. Für den formfreien Schriftverkehr (z. B. Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen) ist keine digitale Signatur nötig. E-Mails können Sie direkt an die Ihnen bekannten Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner richten.

Das Gemeinde Gräfelfing nimmt Dateien und Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen:
Textdateien im Format ANSI (*.txt), aktuelle MS-Officeformate für Windows (*.docx, *.xlsx, *.pptx), Portable Data File (*.pdf), Joint Photographic Expert Group (*.jpg, *.jpeg), Graphics Interchange Format (*.gif), Tag Image File Format (*.tif), Bitmap Pictures (*.bmp).

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) verwendet werden.

Dateien in den oben genannten Formaten können durch Komprimierungsprogramme in den Dateigrößen verringert (gepackt) werden. Komprimierte Dateien nimmt die Gemeinde Gräfelfing nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (*.zip) entgegen.

 

Formgebundene Schreiben

Für die Übermittlung von elektronischen Dokumenten im formgebundenen Schriftverkehr, insbesondere bei Widersprüchen gegen Bescheide der Gemeinde Gräfelfing, die eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz (SigG) versehen sein.

Die rechtsverbindliche Einleitung eines Verfahrens per einfacher E-Mail hat der Gesetzgeber nicht zugelassen.

Vorgänge dieser Art richten Sie bitte ausschließlich an die E-Mail-Adresse rathaus@graefelfing.bayern.de

E-Mail-Anhänge werden bei formgebundenen Schreiben nur im Dateiformat (*.pdf) entgegengenommen und nur wenn die qualifizierte elektronische Signatur in das PDF-Dokument integriert ist (PDF-inline).

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. In allen zulässigen Formaten dürfen keine automatisierten Abläufe oder Programmierungen (Makros) verwendet werden. Nicht lesbare Dateiformate werden an die Absenderadresse zurückgeschickt.

  • Beachten Sie bitte, dass es in einigen Fällen erforderlich ist, persönlich zu erscheinen oder die elektronische Form gesetzlich ausgeschlossen ist. Auch in diesen Fällen ist eine elektronische Abwicklung nicht möglich.
  • Wenn eine förmliche Zustellung erforderlich ist, die einen Zustellnachweis erfordert, ist das auf elektronischem Weg derzeit nicht möglich.
  • Die Gesamtgröße einer E-Mail incl. Anhänge (Attachments) ist auf eine Größe von zehn Megabyte (MB) beschränkt.
  • Die Gemeinde Gräfelfing bietet elektronische Dienste und Formulare im Internet an. Diese sind bevorzugt zu verwenden.
  • Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Gemeinde Gräfelfing davon aus, dass die gesamte Kommunikation auf diesem Wege stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen.
  • Ansonsten gelten die Regelungen des Art. 3a BayVwVfG:
     

Art. 3a BayVwVfG - Elektronische Kommunikation

  1. Die Übermittlung elektronischer Dokumente ist zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.
  2. Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist, durch die elektronische Form ersetzt werden. In diesem Fall ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Die Signierung mit einem Pseudonym, das die Identifizierung der Person des Signaturschlüsselinhabers nicht ermöglicht, ist nicht zulässig.
  3. Ist ein der Behörde übermitteltes elektronisches Dokument für sie zur Bearbeitung nicht geeignet, teilt sie dies dem Absender unter Angabe der für sie geltenden technischen Rahmenbedingungen unverzüglich mit. Macht ein Empfänger geltend, er könne das von der Behörde übermittelte elektronische Dokument nicht bearbeiten, hat sie es ihm erneut in einem geeigneten elektronischen Format oder als Schriftstück zu übermitteln.

Wenn Sie die Voraussetzungen für den Elektronischen Rechtsverkehr nicht erfüllen, müssen Rechtsmittel, rechtswirksame Erklärungen, Schriftsätze usw. – wie bisher – schriftlich ausschließlich auf Papier oder mit Telefax eingereicht werden.


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